Das Immobilienberatungsunternehmen CBRE hat auf Basis öffentlich verfügbarer Informationen erstmals in einer umfangreichen Untersuchung das Immobilienmanagement der DAX 30 Unternehmen ausgewertet. In der ersten DAX 30 Untersuchung beziffert CBRE die operativen Kosten zur Bewirtschaftung der Immobilien bei den DAX-Unternehmen auf rund 30 Milliarden Euro. Darunter fallen unter anderem Instandhaltungskosten, Reparaturmaßnahmen, Mieten oder auch Versicherungen. Durch Zentralisierung des Immobilienmanagements sowie einer Professionalisierung können jedoch mindestens zehn Prozent der Kosten oder rund drei Milliarden Euro jährlich eingespart werden. Dies entspricht fünf Prozent des Profits der DAX 30 Unternehmen im Geschäftsjahr 2014.

Kosten für Mieten können deutlich gesenkt werden

„Je nach Art und bestehendem Management des Portfolios können die Mietkosten wesentlich gesenkt werden. Dabei sind häufig Einsparungen im zweistelligen Prozentbereich möglich“, so Williams. Dabei ist unter anderem der richtige Zeitpunkt für Mietvertragsverhandlungen wichtig. „Wenn das Portfolio regelmäßig geprüft und aktiv gemanagt wird, dann können Unternehmen oftmals weit vor Ende des Mietvertrages sinkende Mieten am Markt nutzen, um Vertragsverhandlungen zu beginnen“, erläutert Williams. Wesentlich ist dabei eine permanente datengestützte Marktbeobachtung und ein regelmäßiges Abgleichen der aktuellen vertraglichen Verpflichtungen versus den herrschenden Marktkonditionen gerade in volatilen Märkten, um zum richtigen Zeitpunkt den Mietvertrag neu zu verhandeln und Kosten zu senken.

Flächen- und Standortoptimierungen sind strategisch wichtige Entscheidungen mit langfristigem Einfluss auf die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens. Aus der Sicht des Immobilienmanagements bestehen hier ebenfalls wichtige Einsparungsansätze wie z.B. Standortkonsolidierungen, Erhöhungen der Büroflächennutzung und Produktivität sowie Verlagerung von Unternehmenseinheiten an kostengünstigere Standorte. Diese sind aber in der Umsetzung schwieriger, weil häufig bauliche Änderungen vorgenommen werden. „Dies erfordert auch Investitionen“, sagt Williams. „Für all diese Optimierungsansätze muss das Unternehmen einerseits seinen Flächenbedarf, andererseits auch seine Immobilien und die damit verbundenen Verpflichtungen und Risiken, sowie deren Potenziale kennen“, so Williams.

„Bei allen Optimierungsansätzen zeigt der Trend, dass Immobilien nicht ausschließlich aus reiner Kostenperspektive betrachten werden können“, erläutert Williams. So seien bei der Standortauswahl nicht nur die Flächenkosten zu berücksichtigen. „Internationale Unternehmen wägen immer häufiger ab, an welchen Standorten die Ansiedlung von Geschäftseinheiten, Back-Office und Administration sinnvoll ist und welche Standorte im globalen Wettbewerb um Personal besonders attraktiv sind“, ergänzt Williams. Entsprechend der CBRE-Studie „European Occupier Survey“steht der „War for Talents“ zunehmend im Mittelpunkt von Immobilien-Standortentscheidungen.

Auch mit der Professionalisierung des Facility Managements können Kosten eingespart werden. CBRE hat als Einsparpotenzial rund 25 Prozent der Gesamtkosten errechnet. So können Energiekosten gesenkt werden, indem das Portfolio gebündelt und beim Einkauf entsprechend der Energie-Partner gewählt wird. Insbesondere die präventive Instandhaltungsplanung wird oft unterschätzt.

„Darüber hinaus sollten Unternehmen genau prüfen, welche Immobilien im Eigentum gehalten werden sollen und welche gemietet werden“, so von Erdély. „Die Industrieunternehmen im DAX haben rund 60 bis 70 Prozent ihrer Immobilien im Eigenbestand.“ Das sei international betrachtet ein sehr hoher Wert. Insbesondere bei Fusionen oder Unternehmensübernahmen kommt es immer wieder zu bösen Überraschungen. Bei Unternehmenskäufen liegt das Augenmerk der Käufer typischerweise auf dem Kerngeschäft des Übernahmeziels. „Bei der Integration des übernommenen Unternehmens erleben die Käufer, dass so manches Grundstück kostspielig saniert werden muss“, beobachtet von Erdély. „Unternehmen unterschätzen die Risiken, aber auch die Potenziale der Immobilien. Gerade die Potenziale sind interessant, denn bei Übernahmen kann der Wettbewerber zum Zug kommen, weil er das Potenzial der Immobilien besser einschätzt und so einen attraktiveren Kaufpreis ansetzen kann“, sagt von Erdély.

Professionelles Immobilienmanagement ist vor allem bei den global aktiven Unternehmen unerlässlich. Bei den weltweit verstreuten Immobilienbeständen fehlt es jedoch oftmals an Datentransparenz und an einer strategischen Steuerung der betriebsnotwendigen und nicht-betriebsnotwendigen Immobilien. Immobilien werden meist nur operativ gemanagt, d.h. es werden Bauvorhaben vorangetrieben, Mietverträge ausgehandelt oder Kosten optimiert. „Insbesondere in den USA ist man im proaktiven Management des Immobilienportfolios von Unternehmen progressiver. In US-Unternehmen werden externe und interne Immobilienexperten bereits öfters von Beginn an in die Entscheidungsprozesse einbezogen“, kommentiert Williams. Wert-optimierendes Immobilienmanagement wird dort deutlich aktiver betrieben. Ein gutes Beispiel ist das Immobilienmanagement internationaler Banken. So haben viele Banken ihr Hauptquartier sehr repräsentativ, aber dafür auf kleinerer Fläche, in Manhattan angesiedelt und das Back-Office sowie administrative Tätigkeiten in das kostengünstigere New Jersey verlegt.

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Dr. Jan Linsin
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